Art. 4º A instauração da tomada de contas especial é medida de exceção, devendo ocorrer depois da adoção de medidas administrativas internas para caracterização ou elisão do dano, observados os princípios norteadores dos processos administrativos consubstanciados no art. 2º da Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999.
§ 1º São consideradas medidas administrativas internas, dentre outras, as providências destinadas a apurar os fatos, identificar os responsáveis, quantificar o dano e obter a regularização e o ressarcimento pretendidos, tais como:
I - instaurar procedimentos ou processos administrativos de investigação, de apuração, de ressarcimento ou de regularização;
II - realizar diligências e circularizações com vistas a obter a verdade material sobre os fatos;
III - realizar inspeções físicas;
IV - nas hipóteses autorizadas por lei e previstas no contrato, realizar glosa de débito em faturas futuras;
V - coligir provas necessárias à comprovação dos fatos e identificação dos responsáveis, tais como documentos, comprovantes de despesas, comunicações, auditorias, relatórios, pareceres técnicos, pareceres financeiros e depoimentos escritos;
VI - apurar o dano detalhando o valor original, acompanhado de memória de cálculo e, se for o caso, os valores das parcelas recolhidas e a data do recolhimento, com os respectivos acréscimos legais;
VII - qualificar os responsáveis ou terceiros envolvidos que, como contratantes ou partes interessadas, tenham concorrido para a consecução do dano apurado;
VIII - emitir notificação aos responsáveis e aos terceiros envolvidos, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas, com alerta referente à possível instauração de tomada de contas especial, para:
a) ressarcimento do valor integral do débito apurado, atualizado monetariamente, acrescido de juros moratórios;
b) autorização do desconto integral ou parcelado do débito em sua remuneração ou proventos, no caso de agente público;
c) comprovação da adoção de medidas saneadoras das irregularidades ou ilegalidades que resultaram em ressarcimento ao erário; e
d) contestação dos fatos apurados, do valor do débito ou da imputação da responsabilidade, acompanhada de eventuais justificativas ou defesa;
IX - analisar os aspectos técnicos e financeiros das justificativas ou defesas apresentadas pelos supostos responsáveis ou terceiros envolvidos e informá-los sobre o resultado desta análise;
X - elaborar edital de notificação, adotando as providências no setor responsável para a respectiva publicação no Diário Oficial da União, após o esgotamento de outras medidas que possibilitem a comunicação do responsável quando o destinatário da notificação a que se refere o inciso VIII não for localizado por estar em lugar ignorado, incerto ou inacessível;
XI - providenciar cópia da certidão de óbito ou identificação do inventariante, herdeiros ou sucessores do espólio, no caso de falecimento do responsável pelo dano, mediante diligências e consultas ao portal do Poder Judiciário do Estado e aos cartórios de notas e ofícios da comarca de domicílio do falecido ou mediante pesquisa em outros meios de informação, devendo ser juntada ao processo documentação ou informação comprobatória do resultado das pesquisas;
XII - no caso de falecimento do responsável pelo dano antes de sua notificação ou antes do decurso de prazo para apresentar defesa, expedir notificação direcionada ao inventariante ou administrador provisório do espólio, ou aos herdeiros ou sucessores individualmente, caso já tenha sido realizada a partilha de bens;
XIII - expedir notificações às instituições financeiras para obtenção dos extratos bancários da conta específica das movimentações financeiras realizadas com os recursos federais desde a data do crédito dos recursos até o encerramento da movimentação;
XIV - conceder a possibilidade de recolhimento do valor principal integral atualizado monetariamente, sem a incidência de juros moratórios, nos termos do art. 22 da Instrução Normativa TCU nº 98, de 27 de novembro de 2024;
XV - conceder o parcelamento administrativo da dívida, mediante solicitação do responsável, observadas as normas específicas aplicáveis no âmbito do órgão ou da entidade; e
XVI - apresentar ou analisar proposta de solução consensual, conforme a legislação pertinente.
§ 2º As medidas administrativas internas mencionadas no caput deverão ser adotadas e ultimadas:
I - no prazo máximo de cento e vinte dias, nos casos de omissão no dever de prestar contas, contados do dia seguinte à data em que as contas deveriam ter sido prestadas;
II - no prazo de trezentos e sessenta dias, nos casos em que os elementos constantes das contas apresentadas não permitirem a conclusão de que a aplicação dos recursos observou as normas pertinentes ou atingiu os fins colimados, contados da data da apresentação da prestação de contas; e
III - no prazo de trezentos e sessenta dias, nos demais casos, contados da data da ciência do fato pela administração.
§ 3º Em caso de autorização do parcelamento do débito, os prazos de que trata o § 2º serão suspensos até a quitação da dívida ou até o seu vencimento antecipado por interrupção do recolhimento.
§ 4º A espera pelo relatório de comissão de sindicância, de inquérito, de procedimento administrativo disciplinar, ou outro instrumento de investigação ou apuração dos fatos relacionados à ocorrência da irregularidade não pode prejudicar o atendimento dos prazos para a conclusão das providências administrativas de ressarcimento a que se refere o § 2º.
§ 5º Quando a tomada de contas especial não vier acompanhada de relatório de comissão de sindicância, de inquérito, de procedimento administrativo disciplinar, ou outro instrumento de investigação ou apuração dos fatos relacionados à ocorrência da irregularidade em razão do disposto no § 4º, caberá à autoridade administrativa, finalizado o procedimento de investigação, propor a sua juntada à tomada de contas especial em curso, caso ainda esteja pendente de julgamento pelo Tribunal de Contas da União.
§ 6º A adoção de medidas judiciais ou extrajudiciais pelo órgão jurídico competente não inibe a instauração da tomada de contas especial, salvo se a regularização e o ressarcimento pretendidos forem alcançados dentro dos prazos definidos no § 2º.
§ 7º Os prazos definidos no § 2º poderão ser prorrogados pelo Plenário do Tribunal de Contas da União, em caráter excepcional, mediante solicitação formulada pelo Ministro de Estado ou outras autoridades de nível hierárquico equivalente, ou, ainda, por Presidente de conselho federal de fiscalização profissional, oriunda de solicitação prévia, fundamentada, da autoridade administrativa competente para instaurar a tomada de contas especial.
§ 8º Os processos administrativos que apresentem maior risco de prescrição deverão tramitar em regime de urgência, com tratamento prioritário.
