INSTRUÇÃO NORMATIVA SSC/MGI Nº 223, DE 1º DE JUNHO DE 2026

INSTRUÇÃO NORMATIVA SSC/MGI Nº 223, DE 1º DE JUNHO DE 2026

Dispõe sobre a instituição e o funcionamento das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos solicitantes do Centro de Serviços Compartilhados - ColaboraGov, que utilizam os serviços de gestão documental.

A SECRETÁRIA DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS DO MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS, no uso das atribuições que lhe conferem o art. 57, caput, inciso I, alínea "a", e inciso III do Anexo I do Decreto nº 12.904, de 27 de março de 2026, e o art. 7º da Portaria SSC/MGI nº 1.172, de 21 de fevereiro de 2025, tendo em vista o disposto no art. 4º, caput, inciso I, e no art. 5º do Decreto nº 11.837, de 21 de dezembro de 2023, no Decreto nº 12.939, de 16 de abril de 2026, e na Instrução Normativa SSC/MGI nº 79, de 9 de março de 2026, e o que consta do Processo Administrativo nº 12600.001464/2026-09, resolve:

Art. 1º Esta Instrução Normativa dispõe sobre a instituição e o funcionamento das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos solicitantes do Centro de Serviços Compartilhados - ColaboraGov, que utilizam os serviços de gestão documental.

Art. 2º À Diretoria de Administração e Logística da Secretaria de Serviços Compartilhados do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, na qualidade de unidade responsável pela gestão documental e gestora do SEI/ColaboraGov, compete:

I - coordenar e acompanhar as atividades das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos solicitantes do ColaboraGov, nos termos do disposto no art. 2º, caput, inciso VII, da Instrução Normativa SSC/MGI nº 79, de 9 de março de 2026;

II - auxiliar as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos solicitantes na orientação às unidades administrativas quanto à correta aplicação dos instrumentos de gestão de documentos de arquivo; e

III - auxiliar os órgãos solicitantes na elaboração e na revisão dos instrumentos de gestão de documentos de arquivo, em articulação com a respectiva Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e sob orientação do Arquivo Nacional.

Art. 3º Ao órgão solicitante do ColaboraGov compete:

I - instituir Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, nos termos do disposto no art. 10 ao art. 13 do Decreto nº 12.939, de 16 de abril de 2026, e cientificar a unidade responsável pela gestão documental e gestora do SEI/ColaboraGov;

II - desempenhar as atividades de gestão de documentos de arquivo, observada a legislação arquivística e as diretrizes da unidade responsável pela gestão documental e gestora do SEI/ColaboraGov, nos termos do disposto no art. 4º, caput, inciso I, da Instrução Normativa SSC/MGI nº 79, de 9 de março de 2026;

III - atuar em parceria com a unidade responsável pela gestão documental e gestora do SEI/ColaboraGov para o desenvolvimento das atividades da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; e

IV - estabelecer canais de comunicação entre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, outros setores do órgão solicitante e a unidade responsável pela gestão documental e gestora do SEI/ColaboraGov, para promover um fluxo de informações colaborativo.

Art. 4º À Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do órgão solicitante compete:

I - elaborar o código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo, relativos às atividades-fim do órgão solicitante, e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

II - orientar a aplicação do código de classificação de documentos e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim e às atividades-meio do órgão solicitante;

III - elaborar, quando aplicável, o plano de destinação de documentos ou a justificativa de eliminação e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

IV - elaborar relatório anual de aplicação dos instrumentos de gestão de documentos de arquivo, observadas as diretrizes do órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - Siga;

V - manter comunicação contínua, colaborativa e tempestiva com a unidade responsável pela gestão documental e gestora do SEI/ColaboraGov, de modo a assegurar o alinhamento das atividades de avaliação, preservação e eliminação de documento e facilitar o fluxo de informações pertinentes à gestão documental;

VI - informar à unidade responsável pela gestão documental e gestora do SEI/ColaboraGov as datas das reuniões e respectivas pautas, alterações na composição do colegiado e eventuais situações de risco relacionadas a documentos ou processos em situação de abandono, extravio ou sinistro; e

VII - elaborar e enviar relatórios semestrais sobre as atividades desenvolvidas à unidade responsável pela gestão documental e gestora do SEI/ColaboraGov.

Art. 5º Esta Instrução Normativa entra em vigor no dia 22 de junho de 2026.

ISABELA GOMES GEBRIM