Art. 5º Os sistemas de controles internos devem prever:
I - quanto
aos aspectos relacionados à cultura de controle:
a) definição
das responsabilidades dos funcionários nos sistemas de controles internos e dos
respectivos meios para o seu eficaz cumprimento;
b)
obrigatoriedade de comunicação tempestiva ao adequado nível gerencial, por
parte dos funcionários, de:
1. problemas
nas operações;
2.
situações de não conformidade com os padrões de conduta definidos pela administradora
de consórcio ou pela instituição de pagamento; e
2. situações
de não conformidade com os padrões de conduta definidos pela instituição
mencionada no art. 1º; e (Redação dada, a partir de 1º/3/2024, pela Resolução BCB nº 368, de 25/1/2024.)
3.
violações das políticas da administradora de consórcio ou da instituição de
pagamento ou de disposições legais e regulamentares;
3. violações
das políticas da instituição mencionada no art. 1º ou de disposições legais e
regulamentares; (Redação dada, a partir de 1º/3/2024, pela Resolução BCB nº 368, de 25/1/2024.)
c) proibições
de estabelecimento de metas de desempenho que incentivem a tomada de riscos em
desacordo com os níveis determinados pela alta administração;
d)
formalização do compromisso com a ética e com a integridade, incluindo o
cumprimento do código de ética ou de documento equivalente; e
e) divulgação
do código de ética ou documento equivalente;
II - quanto
aos aspectos relacionados à identificação e à avaliação de riscos:
a)
meios para identificar e avaliar continuamente os fatores internos e externos
que possam afetar adversamente a realização dos objetivos da administradora de
consórcio ou da instituição de pagamento e, quando aplicável, do grupo
econômico que integre;
a) meios para
identificar e avaliar continuamente os fatores internos e externos que possam
afetar adversamente a realização dos objetivos da instituição mencionada no
art. 1º e, quando aplicável, do grupo econômico que integre; (Redação dada, a partir de 1º/3/2024, pela Resolução BCB nº 368, de 25/1/2024.)
b) revisão e
atualização periódica dos sistemas de controles internos, com a inclusão de
medidas relacionadas a riscos novos ou não abordados anteriormente;
c) medidas
para mitigação dos riscos não tolerados e não controlados; e
d) análise do
potencial de ocorrência de fraudes nas atividades desenvolvidas em todos os
níveis de negócios;
III - quanto
aos aspectos relacionados às atividades de controle e segregação de funções:
a) políticas
e procedimentos de controle, bem como a verificação do seu cumprimento;
b) revisão e
acompanhamento de atividades relevantes pelos adequados níveis gerenciais;
c) controles
de atividades apropriados para os diferentes departamentos ou áreas de
negócios;
d) controles
físicos de ativos de valor, como acesso restrito, dupla custódia e inventários
periódicos;
e) verificação do cumprimento dos
limites de exposição e acompanhamento das situações de não conformidade;
f) sistema de
aprovações e autorizações de transações sensíveis e de verificação e
reconciliação;
g)
segregação apropriada das funções atribuídas aos integrantes da administradora de
consórcio ou da instituição de pagamento, de forma a evitar situações de
conflito de interesses;
g) segregação
apropriada das funções atribuídas aos integrantes da instituição mencionada no
art. 1º, de forma a evitar situações de conflito de interesses; (Redação dada, a partir de 1º/3/2024, pela Resolução BCB nº 368, de 25/1/2024.)
h)
identificação e monitoramento independentes de áreas que possuam potencial
conflito de interesses, com revisão periódica das responsabilidades e das
funções que possam gerar conflitos dessa natureza;
i)
controles que visem a evitar o envolvimento da administradora de consórcio ou
da instituição de pagamento em atividades indevidas ou ilícitas, em especial as
relacionadas aos riscos sociais, ambientais e climáticos;
i) controles
que visem a evitar o envolvimento da instituição mencionada no art. 1º em
atividades indevidas ou ilícitas, em especial as relacionadas aos riscos
sociais, ambientais e climáticos; (Redação dada, a partir de 1º/3/2024, pela Resolução BCB nº 368, de 25/1/2024.)
j)
procedimentos e controles previstos na legislação e regulamentação vigentes,
visando à prevenção da utilização do sistema financeiro para a prática dos
crimes de "lavagem" ou ocultação de bens, direitos e valores, e de
financiamento do terrorismo; e
k) controles
para prevenção, detecção, investigação e correção de fraudes;
IV - quanto
aos aspectos relacionados à informação e à comunicação:
a) canais de
comunicação efetivos que assegurem aos funcionários, segundo o correspondente
nível de atuação, o acesso a informações compreensíveis, confiáveis,
tempestivas e relevantes para realização de suas tarefas e cumprimento de suas
responsabilidades;
b) fluxos de
informações adequados para que os objetivos, estratégias, expectativas,
políticas e procedimentos estabelecidos pelos superiores cheguem aos
funcionários e as informações relevantes sejam compartilhadas entre os
componentes organizacionais;
c)
metodologias para o registro e a manutenção de informações internas à
administradora de consórcio ou à instituição de pagamento, como dados
financeiros, operacionais e de conformidade;
c)
metodologias para o registro e a manutenção de informações internas à
instituição mencionada no art. 1º, como dados financeiros, operacionais e de
conformidade; (Redação dada, a partir de 1º/3/2024, pela Resolução BCB nº 368, de 25/1/2024.)
d) diretrizes
para a utilização de fontes externas de informações e para a divulgação ao
público externo sobre eventos e condições de mercado relevantes para a tomada
de decisão;
e) sistemas
de informação confiáveis e as respectivas medidas de segurança e monitoramento
independente para sua manutenção;
f) requisitos
relacionados ao adequado processamento de informações em formato eletrônico e
previsão de trilha de auditoria adequada;
g)
testes periódicos de segurança para os sistemas de informações e de tecnologia;
e
g) testes periódicos de segurança para os sistemas de informações
e de tecnologia; (Redação dada, a partir de 1º/1/2025, pela Resolução BCB nº 431, de 13/11/2024.)
h)
planos de retomada e contingência de negócios para situações de interrupção da
prestação de serviços da administradora de consórcio ou da instituição de
pagamento em decorrência de eventos fora do seu controle, com previsão de
utilização de instalações físicas remotas, inclusive de serviços prestados por
terceiros; e
h) planos de
retomada e contingência de negócios para situações de interrupção da prestação
de serviços da instituição mencionada no art. 1º em decorrência de eventos fora
do seu controle, com previsão de utilização de instalações físicas remotas,
inclusive de serviços prestados por terceiros; e (Redação dada, a partir de 1º/3/2024, pela Resolução BCB nº 368, de 25/1/2024.)
i) medidas
para garantir o fornecimento de documentos, dados e informações corretos, de
acordo com os prazos e as condições estabelecidos em normas legais ou
regulamentares, inclusive por meio da implementação de processo de verificação
da qualidade das informações prestadas; e (Incluída, a partir de 1º/1/2025, pela Resolução BCB nº 431, de 13/11/2024.)
V - quanto
aos aspectos relacionados ao monitoramento :
a)
monitoramento contínuo da eficácia dos sistemas de controles internos e dos
principais riscos associados às atividades da administradora de consórcio ou da
instituição de pagamento;
a)
monitoramento contínuo da eficácia dos sistemas de controles internos e dos
principais riscos associados às atividades da instituição mencionada no art.
1º; (Redação dada, a partir de 1º/3/2024, pela Resolução BCB nº 368, de 25/1/2024.)
b)
avaliações periódicas, inclusive por parte da auditoria interna, acerca da
eficácia dos sistemas de controles internos e dos principais riscos associados
às atividades da administradora de consórcio ou da instituição de pagamento;
b) avaliações
periódicas, inclusive por parte da auditoria interna, acerca da eficácia dos
sistemas de controles internos e dos principais riscos associados às atividades
da instituição mencionada no art. 1º; (Redação dada, a partir de 1º/3/2024, pela Resolução BCB nº 368, de 25/1/2024.)
c)
acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, para avaliar, no
mínimo, se:
1.
os objetivos da administradora de consórcio ou da instituição de pagamento estão
sendo alcançados;
1. os
objetivos da instituição mencionada no art. 1º estão sendo alcançados; (Redação dada, a partir de 1º/3/2024, pela Resolução BCB nº 368, de 25/1/2024.)
2. os limites
estabelecidos e a legislação e regulação vigentes aplicáveis estão sendo
cumpridos; e
3. eventuais
desvios identificados estão sendo prontamente corrigidos;
d)
atualização de premissas, das metodologias e dos modelos de gestão de riscos; e
e)
metodologia e canais de relato sobre deficiências nos controles internos aos
responsáveis, à diretoria e ao conselho de administração, quando existente, no
caso de falhas materiais.
Parágrafo
único. O processo de verificação da
qualidade da informação de que trata o inciso IV, alínea “i”, do *caput*
deve abranger a realização de testes específicos de qualidade. (Incluído, a partir de 1º/1/2025, pela Resolução BCB nº 431, de 13/11/2024.)
